西南交通大学产业处(国家大学科技园管理办公室)

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西南交通大学产业处档案管理办法

时间:2017-03-20 10:54来源:未知 作者:admin 点击:

第一条 为了加强西南交通大学产业处档案管理工作,有效保护和利用档案,更好地为学校出资企业服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关精神,结合产业处实际情况,特制定本办法。 

第二条 产业处档案是指产业处各科室在工作活动中直接形成的具有保存价值的文字、电子文档、图表及声像载体材料。

第三条 产业处档案应集中管理,任何部门和个人不得据为已有。综合管理科为产业处档案的管理部门。

第四条 各科室的负责人应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作,配备兼职人员专项负责。

第五条 凡是反映产业处工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等)均属归档范围。 

第六条 上级机关文件材料应归档的有:

(一)上级机关颁发的需要产业处贯彻执行的文件和重要通知; 

(二)上级机关有关领导视察、检查产业处工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊; 

(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本;

(四)其他文件材料。 

第七条 产业处文件材料应归档的有: 

(一)产业处颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、 重要文件的修改稿和重要通知; 

(二)产业处的请示与上级机关的批复文件,校办企业的请示与产业处的批复文件; 

(三)产业处及各科室的工作计划、总结、报告; 

(四)产业处召开的各种会议的全套文件、会议纪要以及会议形成的声像材料; 

(五)产业处领导公务活动形成的重要文件、电话记录,从外单位带回的与产业处有关的文件材料; 

(六) 产业处领导或各科室有关负责人代表产业处对外发布的新闻稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本; 

(七)产业处汇总的统计报表和统计分析资料;

(八)学校出资企业关、停、并、转及改制方面的文件材料; 

(九)产业处制定的各项规章制度; 

(十)产业处的历史沿革、大事记、年鉴,反映产业处重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料; 

(十一)产业处在职人员的党员、团员名册; 

(十二)产业处人员任免令以及转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根; 

(十三)产业处固定资产登记,财产、物资、档案等移交凭证。

第八条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有: 

(一)同级机关和非隶属机关颁发的需要执行的法规性文件; 

(二)有关业务机关检查产业处工作形成的重要文件; 

(三)同级机关和非隶属机关与产业处联系、协商工作的来往文件。

第九条 产业处各科室应于每月底将办理完毕、 需归档的文件材料整理、立卷交综合管理科。

第十条 归档案卷的要求:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复归在一起,不得分开。 

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(四)案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化,卷内文件目录放在卷目。

(五)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。

第十二条 产业处各科室因工作需要,借阅非本部门档案需填写档案借阅单,经本部门负责人签字后方可借阅。

第十三条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。 

第十四条 借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借、复印和携带档案外出,特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经相关领导批准。 

第十五条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第十六条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按有关保密规定办理。

第十七条 档案的保管期限、档案的销毁按有关规定执行。

第十八条 本办法自颁布之日起执行。 

西南交通大学产业处

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